Trình ký

Là tính năng cho phép số hóa quy trình duyệt các yêu cầu, đề xuất trong nội bộ doanh nghiệp, giúp bạn tiết kiệm đến 90% thời gian làm việc.

Áp dụng để số hóa các quy trình phê duyệt đề xuất nội bộ như

  • Ban hành văn bản nội bộ (quy định nội bộ, công văn, quyết định…)

  • Phê duyệt bảng lương, thưởng

  • Phê duyệt các khoản thanh toán (đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, duyệt các khoản chi...)

1 - Thiết lập ban đầu: Cài đặt người quản lý

Trước hết, bạn cần thiết lập người quản lý phòng ban và quản lý trực tiếp nhân viên để xác định cấp phê duyệt

  • Thiết lập cài đặt tại mục [ Trình ký ] > [ Cài đặt ]

  • Chọn người được phê duyệt trong các bảng [ Người quản lý phòng ban ][ Người quản lý trực tiếp ]

2 - Thêm nhóm trình ký

Cho phép thiết kế các workflow để phê duyệt các đề xuất, yêu cầu nội bộ

  • Vào mục [ Trình ký ] > [ Nhóm trình ký ]

  • Chọn [ Thêm mới nhóm trình ký ]

3 - Các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ trình ký

  • Hình tròn: ký hiệu bắt đầukết thúc quy trình ký

  • Hình chữ nhật / hành động: chọn hành độngchọn cấp phê duyệt

    • (1) Hành động phê duyệt: để gửi yêu cầu phê duyệt đồng thời chọn cấp phê duyệt

    • (2) Hành động từ chối: để tự động chuyển về trạng thái "Từ chối"

  • Hình thoi / quyết định: nhận output từ action trước. Hình thoi có 2 nhánh đồng ýkhông đồng ý

  • Hình bầu dục: để chuyển trạng thái

Lưu ý: khi vẽ xong sơ đồ, bạn cần đảm bảo các đường liên kết đã kết nối thành công giữa các khối bằng cách thử di chuyển các khối xem đường liên kết có bị tách rời ra không

4 - Ví dụ mẫu

Ví dụ quy trình phê duyệt 1 cấp
  • Trạng thái ban đầu khi tạo "Chưa trình"

  • Tiếp theo đến bước "Gửi yêu cầu phê duyệt" thì sẽ ai phê duyệt => lúc này sử dụng khối hình chữ nhật để chọn "Hành động phê duyệt""cấp phế duyệt". Như hình trên đang chọn quản lý trực tiếp phê duyệt

  • Sau đó chọn hình thoi để nhận output từ action trên

    • Hình thoi có 2 nhánh: đồng ýkhông đồng ý

    • Nếu không đồng ý chọn hình chữ nhật [ Hành động từ chối ] để tự động chuyển về trạng thái "Từ chối" nếu đồng ý muốn lên 1 cấp phê duyệt nữa thì chọn [ Hành động phê duyệt ] và chọn cấp phê duyệt đưa tiếp hình thoi vào để nhận output từ action này

    • Nhưng trong hình trên thì chỉ cần 1 cấp phê duyệt thôi cho nên sẽ chọn "Thay đổi trạng thái thành: Đã phê duyệt"

  • Cuối cùng là [ Kết thúc ]