Bán hàng

1. Video hướng dẫn chung

2. Đề xuất

2.1. Tạo đề xuất mới

Bước 1: Bấm mục [ Bán hàng ] > [ Đề xuất ] > [ Thêm đề xuất ] hoặc dùng nút [ Thêm nhanh ] góc trái trên cùng màn hình.

Bước 2: Điền các thông tin cần thiết: Tên đề xuất, ngày đề xuất, người phụ trách... Bước 3: Cuối cùng [ Lưu và gửi ] hoặc [ Lưu lại ]

2.2. Gửi đề xuất đến khách hàng hoặc cơ hội

Để gửi đề xuất hãy nhấp vào biểu tượng email góc bên phải.

Khi khách hàng nhận được email, họ sẽ nhấp vào link liên kết để xem đề xuất. Bạn nên đính kèm file PDF giúp khách hàng xem dễ dàng hơn mà không cần đăng nhập hệ thống.

Khách hàng/Cơ hội có thể thực hiện hành động chấp nhận/từ chối/nhận xét. Người bán hàng sẽ nhận được thông báo trên CRM và qua email khi khách hàng thao tác.

2.3. Chuyển đề xuất thành báo giá hoặc hóa đơn

Để chuyển đổi đề xuất thành hóa đơn hoặc báo giá, chọn ô [ Chuyển đổi ] góc phải của đề xuất.

Sau khi chuyển đổi, hệ thống sẽ hiện thị màn hình mới báo giá/hóa đơn, thực hiện điền các thông tin cần thiết và kết thúc bằng nút [ Lưu lại ]

2.4. Nhắc nhở hết hạn đề xuất

Bước 1: Chọn [ Đề xuất ] > [Nhắc nhở ] > [ Thêm nhắc nhở cho đề xuất ]

Bước 2: Chọn ngày nhắc nhở: Thông báo đến ai Nội dung là gì Gửi email nhắc nhở không

Bước 3: Cuối cùng, bấm [ Lưu lại ]

3. Báo giá

3.1. Tạo báo giá

Để tạo báo giá, bạn phải chắc chắn rằng đã nhập thông tin khách hàng/cơ hội đó tại mục [ Khách hàng ] rồi nhé. Sau đó thao tác:

Bước 1: Chọn [ Bán hàng ] > [ Báo giá ] > [ Thêm báo giá ]

Bước 2: Tìm kiếm tên khách hàng để tạo báo giá

Bước 3: Điền các thông tin chi tiết Gắn nhãn để dễ tìm kiếm hơn

Bước 4: Cuối cùng bấm [ Lưu lại và gửi ] (gửi luôn cho khách hàng) hoặc [ Lưu lại ] (báo giá ở dạng bản nháp).

3.2. Gửi báo giá vào email

Bước 1: Chọn mục [ Bán hàng ] > [ Báo giá ]

Bước 2: Chọn báo giá muốn gửi, nhấn vào biểu tượng email để gửi đi

Bước 3: Tại màn hình mới này, điền địa chỉ email khách hàng gửi đi, đính kèm file PFD hay không

Bước 4: Cuối cùng bấm [ Gửi đi ]

Nội dung email bên dưới đã được cài đặt sẵn trong hệ thống, bạn có thể thay đổi mẫu bằng cách cài đặt lại Mẫu email.

3.3. Chuyển Báo giá thành Hóa đơn

Dễ dàng chuyển Báo giá thành Hóa đơn trong SlimCRM, chỉ việc nhấp vào [ Chuyển thành hóa đơn ] ở góc phải màn hình.

4. Hóa đơn

4.1. Tạo hóa đơn mới

Bước 1: Chọn menu [ Bán hàng ] > [ Hóa đơn ] > [ Thêm hóa đơn ]

Tiến hành tạo Hóa đơn theo các trường thông tin như bên dưới:

  • Khách hàng: Nhập tên khách hàng, phần mềm tự động truy xuất, click chuột để chọn tên khách hàng nhé.

  • Phương thức thanh toán: Hóa đơn này sẽ thanh toán vào tài khoản nào của công ty

  • Người bán: Tên nhân viên bán hàng

  • Chiết khấu: Có hay không ?

  • Tự động tạo hóa đơn định kỳ: Nếu đây là dịch vụ/sản phẩm khách hàng sử dụng định kỳ bạn có thể tích , để tháng sau CRM tự động tạo Hóa đơn, bạn không cần phải nhập. Ngược lại, chọn Không nhé.

  • Gắn nhãn: Gắn theo tên sản phẩm, dịch vụ giúp bạn tìm kiếm Hóa đơn nhanh hơn trong hệ thống

  • Thêm sản phẩm: Bấm chọn nút dấu + để chọn tên sản phẩm/dịch vụ có sẵn, hoặc tự nhập sản phẩm/dịch vụ vào ô bên dưới sau đó nhấn nút [ Thêm ] nhé.

Sau khi hoàn thành, bấm nút [ Lưu ] để lưu lại trong hệ thống, bấm [ Lưu và gửi ] để gửi tới email khách hàng.

4.2. Gửi hóa đơn vào email

Để gửi hóa đơn, bấm chọn biểu tượng email trên hóa đơn để gửi. SlimCRM cho phép gửi hóa đơn kèm file PDF hoặc biên lai, bạn có thể tùy chọn có/không.

Sau khi gửi hóa đơn đi, bạn có thể theo dõi tình trạng hóa đơn đã được khách hàng xem hay chưa.

4.3. Xem tình trạng email đã gửi

Bạn đã gửi hóa đơn cho khách hàng, giờ muốn biết họ đã mở email chưa.

Chọn menu [ Bán hàng ] > [ Hóa đơn ] > [ Chọn hóa đơn ] và nhấp vào biểu tượng email mở trên tab hóa đơn.

Có thể xem tình trạng email đã gửi cho một số tính năng khác trong SlimCRM

4.4. Gộp hóa đơn

SlimCRM cho phép gộp nhiều hóa đơn thành 1, bằng cách chuyển tất cả các hóa đơn đó sang một hóa đơn mới. Khách hàng chỉ phải thanh toán một hóa đơn duy nhất.

Làm thế nào để kiểm tra khách hàng có nhiều hóa đơn cần gộp?

Hóa đơn có sẵn sẽ được hiển thị khi bạn (1) tạo hóa đơn mới (2) xem trước hóa đơn đã có (3) khi chỉnh sửa hóa đơn hiện tại.

Làm thế nào để gộp?

Khi bạn tạo/chỉnh sửa hóa đơn bất kỳ, sẽ có một thông báo hiển thị ngay dưới tên hóa đơn, muốn gộp, hãy tích vào ô đó.

Sau khi gộp, khoản tiền thanh toán (hóa đơn cũ) sẽ được cộng vào hóa đơn hiện tại bạn đang tạo/chỉnh sửa.

Ngoài ra, có thể tùy chọn đánh dấu các hóa đơn đã gộp là đã hủy thay vì xóa.

4.5. Thông báo hóa đơn quá hạn

Khi tạo hóa đơn, tùy chọn bật/tắt "Không gửi nhắc nhở hết hạn cho hóa đơn này". Nếu không chọn, khi đến ngày hết hạn, hệ thống tự động gửi email thông báo cho khách hàng.

4.6. Tạo hóa đơn định kỳ tự động

Tính năng này áp dụng cho khách hàng sử dụng dịch vụ theo tháng cố định. Hết tháng, hệ thống tự động tạo hóa đơn mới và gửi đi cho khách hàng.

Trên hóa đơn, chỉ cần tùy chọn ô [ Tự động tạo hóa đơn định kỳ ]. Ngoài ra, bạn có thể cài đặt số lần lặp lại hóa đơn ở ô bên dưới.

4.7. Thanh toán hóa đơn

Chọn [ Hóa đơn ] > [ Tên hóa đơn ] > [ Thanh toán ]

Sau khi thanh toán xong, hóa đơn sẽ cập nhật trạng thái Đã thanh toán/Thanh toán một phần tùy theo bạn thiết lập hóa đơn này trước đó.

4.8. Xuất hóa đơn điện tử

SlimCRM tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử, cho phép bộ phận kế toán xuất đơn nhanh chóng giúp tiết kiệm chi phí tối đa.

  • Chọn menu [ Hóa đơn ] > [ Chọn hóa đơn ] > [ Xuất hóa đơn ]

4.9 Tra cứu hóa đơn điện tử

  • Chọn mục [ Bán hàng ] > [ Hóa đơn ] > [ Tra cứu hóa điện tử ]

Màn hình tra cứu hóa đơn điện tử

5. Thanh toán

Xem tất cả các khoản thanh toáncủa khách hàng chuyển vào tài khoản công ty theo tháng, năm, tài khoản thanh toán tại đây.

6. Danh mục sản phẩm

Tại đây, quản lý các danh mục/nhóm sản phẩm của công ty. Chúng ta có thêm mới, sửa xóa... nhé.

Bước 1: Chọn mục [ Bán hàng ] > [ Danh mục sản phẩm ] > [ Thêm sản phẩm ] hoặc [ Nhóm sản phẩm ] hoặc [ Nhập sản phẩm từ file ]

Bước 2: Điền thông tin

Bước 3: Bấm [ Lưu lại ]