Mua hàng

Các quy trình mua hàng đã được thiết lập trong tính năng này: Quy trình lên yêu cầu đặt hàng, Quy trình xét duyệt báo giá mua hàng, Quy trình mua hàng, Quy trình quản lý công nợ nhà cung cấp

Trước hết, để sử dụng, cần cài đặt các thông số về sản phẩm, nhóm nhà cung cấp để phân loại.

1. Cài đặt

1.1 Cài đặt chung

Thay đổi tiền tố của đơn hàng, yêu cầu mua hàng, hóa đơn mua hàng và ghi nợ
Cho phép tạo hóa đơn theo: Đơn mua hoặc Hợp đồng
Cài đặt thời gian thực hiện mua hàng tự động
Ghi chú và điều khoản quy định
Thiết lập logo trên đơn đặt hàng

1.2 Tùy chọn

Không phải tạo Yêu cầu mua hàng, Đơn mua hàng: cho phép tạo đơn mua hàng không cần qua các bước duyệt yêu cầu mua hàng hay báo giá mua hàng.
Load danh sách sản phẩm theo đối tác: Khi lọc đối tác sẽ ra danh sách sản phẩm đi kèm
Chỉ hiện tiền tố và số cho số đơn hàng: loại bổ các thông tin khác trên mã đơn hàng như đơn vị đặt
Hiển thị cột thuế: hiển thị thuế trên sản phẩm
Hiện trường tùy chỉnh của mặt hàng trên pdf: cho phép trường tùy chỉnh được hiển thị trên bản pdf

1.3 Đơn vị tính

Thêm đơn vị tính cho sản phẩm mua

1.4 Cài đặt phê duyệt

Lựa chọn người phê duyệt cho từng quy trình

1.5 Nhóm hàng hóa

Cài đặt phân loại hàng hóa mua vào

1.6 Danh mục đối tác

Phân loại đối tác, nhà cung cấp

Lưu ý: 1 đối tác có thể thuộc nhiều nhóm khác nhau

1.7 Các quyền hạn

Cấu hình quyền sử dụng tính năng Mua hàng theo vị trí

Có thể tạo sẵn ở mục [ Hệ thống > Vai trò người dùng > Thêm vai trò ]

2. Thao tác sử dụng

Bước 1: Thêm sản phẩm mua

Bước đầu tiên cần làm là xác định danh sách các sản phẩm cần đặt hàng thường xuyên để theo dõi giá mua vào.

Thao tác:

Bấm [ Mua hàng > Mặt hàng > Bấm vào nút Thêm ] để nhập thủ công, hoặc bấm vào [ Nhập hàng hóa ] để import file

Việc import file cần theo các lưu ý trên SlimCRM. Hãy copy bảng mẫu phía dưới trên file excel và nhập thông tin theo đúng thứ tự cột, cũng như nhập đủ nội dung bắt buộc (có dấu hoa thị đỏ)

Format của dữ liệu nhập là dạng text.

Bước 2: Thêm thông tin đối tác:

Nhập thông tin đối tác (tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, v.v) bằng cách

Bấm [ Mua hàng > Đối tác > Bấm Thêm đối tác ] để nhập thủ công, hoặc [ Nhập đối tác ] để import danh sách nhà cung cấp.

Cách làm tương tự việc nhập Khách hàng, chỉ khác là bạn chỉ cần dùng file excel thông thường, định dạng dữ liệu là text để import.

Sau khi xong Bước 1 và 2, hãy gắn thông tin Đối tác và sản phẩm ở mục [ Đối tác - Sản phẩm ]. Đây là danh sách tổng hợp các đối tác và sản phẩm bán của họ.

Bước 3: Thực hiện các quy trình mua hàng

Quy trình mua hàng hiện đại được thể hiện theo sơ đồ sau:

Nguồn: https://www.lucidchart.com/blog/steps-in-the-procurement-process-flow

3.1: Yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng là đề nghị gửi từ nhân viên các phòng ban gửi tới bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng sẽ tìm kiếm các nhà cung cấp và lấy báo giá. Sau đó tổng hợp và xin duyệt yêu cầu mua hàng.

CAPEX và OPEX

Nếu bạn thắc mắc CAPEX và OPEX khi tạo yêu cầu mua hàng:

CAPEX (Capital expenditure) - chi phí vốn là các khoản đầu tư mà công ty dùng để mua hoặc nâng cấp tài sản cố định, hữu hình và không thể tiêu hao, chẳng hạn như tòa nhà, máy tính hay một cơ sở kinh doanh mới.

OPEX (Operation expenditure) - chi phí hoạt động là các khoản tiền hỗ trợ hoạt động kinh doanh hàng ngày

3.2 Đặt hàng

Bộ phận mua hàng tạo và gửi PO (purchase order) tới giám đốc để xét duyệt việc đặt mua.

Đơn đặt hàng, hoặc PO, là một tài liệu chính thức do người mua phát hành cam kết thanh toán cho người bán để bán các sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể sẽ được giao trong tương lai.

Lợi thế cho người mua là khả năng đặt hàng mà không cần thanh toán ngay lập tức. Từ quan điểm của người bán, PO là một cách cung cấp cho người mua tín dụng mà không có rủi ro, vì người mua có nghĩa vụ thanh toán sau khi sản phẩm hoặc dịch vụ đã được giao.

Ưu điểm:

Cải thiện độ chính xác, trong cả quản lý hàng tồn kho và tài chính
Lập ngân sách tốt hơn, vì cần có tiền trước khi PO được phát hành
Giao hàng nhanh hơn, vì PO giúp lên lịch giao hàng khi người mua cần

Nguồn: https://www.shopify.com/encyclopedia/purchase-order

Sau khi được duyệt, bộ phận mua hàng cần làm:

Chuyển đổi PO thành chi phí để ghi nhận khoản chi mua hàng.
Tạo hóa đơn mua hàng ở mục [ Mua hàng > Hóa đơn ]
Tạo hợp đồng (nếu có) ở mục [ Mua hàng > Hợp đồng ]

Bộ phận quản lý kho/ nhân viên nhận hàng cần làm: theo dõi tình trạng hàng về và tạo phiếu nhập kho cho hàng hóa để đưa thông tin vào tính năng [ Kho hàng ]

1 Đơn mua hàng hoặc 1 Yêu cầu mua hàng có thể được link với 1 Hóa đơn mua hàng. Tính năng này áp dụng khi khách hàng có nhu cầu pre-order, bạn cần lên trước hóa đơn để nhận tiền cọc và hàng hóa cần đặt trước để tìm nhà cung cấp.

3.3 Hóa đơn

Bấm [ Mua hàng > Hóa đơn > Thêm mới ]

Sau khi chọn tên Đối tác, bạn chỉ cần lựa chọn PO với họ, hệ thống sẽ ghi nhận giá trị đơn hàng. Tiếp theo, hãy bổ sung các điều khoản và ghi chú để theo dõi các thỏa thuận mua hàng, giao hàng.

Màn hình thêm mới:

Chọn đối tác (bắt buộc)
Chọn đơn mua hàng đã tạo (bắt buộc)
Ngày hóa đơn và ngày hết hạn
Giá trị hóa đơn
Điều khoản và ghi chú của hóa đơn
File đính kèm
Thông tin tùy chỉnh

Màn hình thanh toán hóa đơn:

Tương tự hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng có menu công cụ cho phép note, tạo việc, đính kèm file và xử lý thanh toán nhiều lần.

3.4 Hợp đồng

Bấm [ Mua hàng > Hợp đồng > Thêm mới ]

Sau khi nhập các thông tin yêu cầu theo form, bấm Lưu lại, sau đó copy paste mẫu hợp đồng vào.

3.5 Ghi nợ

Tính năng ghi nợ (debit note) áp dụng cho các đơn vị muốn trả hàng hóa cho nhà cung cấp. Bộ phận mua hàng sẽ lên giấy ghi nợ để ghi nhận số tiền nhà cung cấp cần trả lại cho những hàng hóa bị trả lại.

Các đơn vị 1 số ngành như du lịch cũng có thể áp dụng tạo debit note này như 1 khoản tiền cọc với nhà cung cấp để chi trả cho các khoản mua hàng.

Debit note này sẽ được áp dụng vào hóa đơn mua hàng để ghi nhận những sản phẩm bị hoàn trả. Tương tự như phần phiếu giảm giá (credit note) nếu người mua trả lại hàng hóa với bạn.