Tài sản cố định

Quản lý tài sản cố định có mục tiêu chính là đảm bảo rằng tài sản cố định được sử dụng một cách hiệu quả, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng và thất thoát tài sản.

Thuật ngữ:

1. EULA (End User License Agreement): Giấy phép sử dụng phần mềm

2. EOL (End of Life): Vòng đời sử dụng

3. Nhãn trạng thái: tình trạng của sản phẩm/ hàng hóa

4. Thẻ: Mã số của tài sản được cấp (Khi tạo sản phẩm)

5. Check-in/ check-out: cơ chế kiểm tra tài sản vào/ ra, lưu vết người nào đang sử dụng, vị trí tài sản đang ở đâu.

1. Thiết lập

1. Khấu hao: Thời gian khấu hao của tài sản

2. Nhà cung cấp: Thông tin của đơn vị bán tài sản nếu mua từ nhà phân phối

3. Nhà sản xuất: Thông tin đơn vị sản xuất mua trực tiếp

4. Danh mục: Danh mục sản phẩm. Ở mục này có thiết lập về EULA cần lưu ý.

5. Models: Bổ sung thông tin và nhãn hiệu của tài sản

6. Nhãn trạng thái: Tạo tình trạng của tài sản theo khả năng sử dụng

7. Cài đặt phê duyệt: Cài đặt tài khoản nào có quyền duyệt cho 2 hoạt động: Check out và Kiểm kê

8. Trường tùy chỉnh: cho phép thêm trường để bổ sung dữ liệu.

9. Thiết lập khác: kết nối API key của Google Map

2. Check in/ check out tài sản

Các loại hình tài sản được ghi nhận:

• Giấy phép (ví dụ bản quyền phần mềm)

• Phụ kiện (ví dụ phụ kiện đi kèm)

• Vật tư tiêu hao (ví dụ Mực in)

• Các thành phần (ví dụ linh kiện như Ram máy tính)

• Bộ xác định trước (ví dụ Bộ phát điện UPS)

Mục tài sản cần được tạo trước khi thêm vào loại tình tài sản để phần mềm cho phép check out

Thêm mới tài sản

Trên menu của [ Tài sản cố định ], chọn [ Tài sản ] (1), sau đó bấm [ Thêm mới ]

Thêm loại hình tài sản

Trên các loại hình tài sản (1) , chọn [ Thêm mới ] (2)

Check In /check out tài sản

Sau khi click vào tài sản đã tạo, chọn [ Check in ] để nhập lại tài sản về nơi quản lý hoặc [ Check out ] để đăng ký sử dụng

3. Yêu cầu

Gửi yêu cầu duyệt check out

Điều kiện: sản phẩm được tích chọn “Có thể yêu cầu” ở danh mục [ Tài sản ]

Thêm mới yêu cầu

Trên menu [ Yêu cầu ], chọn [ Thêm mới ]

Sau khi lưu yêu cầu, nhân viên có thể chọn người phê duyệt

!!!Lưu ý:

• Người duyệt sẽ căn cứ theo cài đặt phê duyệt tại mục [ Tài sản cố định ] > [ Thiết lập ] > [ Cài đặt phê duyệt ]

• Người duyệt sẽ nhận được thông báo qua email. Sau khi đăng nhập vào tài khoản và xem yêu cầu, người duyệt chỉ cần bấm [ Phê duyệt ].

4. Theo dõi bảo trì

Chi phí cho hoạt động bảo trì sẽ được tính trong bảng theo dõi khấu hao tài sản.

Thêm mới hoạt động bảo hành, bảo trì tài sản

Trên menu, chọn [ Bảo trì ] > [ Thêm mới ]

5. Kiểm kê:

Ghi nhận lịch sử kiểm kê về danh sách và số lượng tài sản của công ty

Thêm mới kiểm kê

Trên menu, chọn [ Kiểm kê ] > [ Thêm mới ]

Người phê duyệt kiểm kê được cấu hình trong [ Tài sản cố định ] > [ Thiết lập ] > [ Cài đặt phê duyệt ]

6. Khấu hao tài sản

Theo dõi danh sách giá trị khấu hao của tài sản.

Chú thích:

1. Chi phí mua tài sản ban đầu

2. Giá trị của tài sản ở thời điểm hiện tại, đã cộng cả chi phí bảo trì

3. Giá trị của tài sản ở thời điểm hiện tại, không tính chi phí bảo trì

4. Giá trị khấu hao theo tháng

5. Tổng số tiền đã khấu hao đến thời điểm hiện tại