Kho hàng

Tính năng kho hàng hỗ trợ hoạt động kinh doanh thông qua việc theo dõi số lượng hàng tồn để đội ngũ bán hàng chủ động lên kế hoạch bán hàng tồn kho, đặt trước hàng.

Để bắt đầu sử dụng, hãy cài đặt thông tin sản phẩm, sau đó là import sản phẩm vào [Danh mục sản phẩm] trong tính năng Kho

Video hướng dẫn tính năng Kho hàng

1. Cài đặt kho hàng

1.1 Cài đặt dành cho sản phẩm

Khi thêm cài đặt cho sản phẩm, sẽ luôn cần nhập liệu các trường cơ bản là Mã, Tên, Thứ tự, Hiển thị và Ghi chú. Các trường thông tin Mã, Tên, Ghi chú có thể được copy paste từ ngoài vào, hoặc copy paste từ tên nhóm sang mã nhóm.

!!! Lưu ý:

1. Mã: Có thể viết tắt, cần lưu ý là khi import sản phẩm thì hệ thống sẽ nhận mã nhóm, mã đơn vị, chứ không phải tên nhóm, tên đơn vị.

2. Hiển thị: Nhóm hàng hóa được tích hiển thị sẽ xuất hiện khi nhập liệu thủ công

1.2 Trường tùy chỉnh cho kho

Thêm trường tùy chỉnh bằng cách tạo thêm trường dữ liệu như hướng dẫn tại https://help.slimcrm.vn/he-thong#5-tuy-chinh-du-lieu

Thêm trường tùy chỉnh vào các thông tin Kho bằng cách bấm vào [ Thêm mới ], lựa chọn trường tùy chỉnh và chọn kho muốn áp dụng

Trường tùy chỉnh sẽ hiện lên trên danh sách kho đã tạo:

1.3 Tồn kho tối thiểu

Cài đặt số lượng tối thiểu để có thể lọc các sản phẩm có tình trạng cần cảnh báo khi số lượng tồn kho xuống thấp.

1.4 Cài đặt chung

1.4.1 Cài đặt giá bán theo tỷ suất lợi nhuận

Cài đặt tỷ suất lợi nhuận để tự động hiệu chỉnh giá bán. Có 2 lựa chọn tính theo giá mua vào, hoặc giá bán ra.

1.4.2 Quy tắc làm tròn giá bán

Tự động làm tròn giá bán theo cài đặt

1.4.3 Phương thức xuất kho:

Phần mềm đang áp dụng phương pháp FIFO (First In First Out)

1.4.4 Tự động tạo phiếu xuất kho

Hiện tại chỉ áp dụng tự động tạo phiếu xuất kho khi tạo hóa đơn ở module [ Bán hàng ]. Sau khi bật cài đặt này, phiếu xuất sẽ được tạo tự động, không cần đi qua bước xét duyệt.

1.4.5 Các cài đặt khác:

• Tự động tạo barcode bằng mã SKU

• Cho phép xóa phiếu nhập, xuất kho sau khi đã xuất. (Lưu ý: sau khi xóa, số lượng đã nhập, xuất sẽ không được ghi nhận, và trong lịch sử giao dịch sẽ không còn, vì vậy ảnh hưởng tới đối chiếu số lượng hàng tồn)

• Cho phép hiển thị đơn giá, tổng phụ, tổng thanh toán trên file PDF của phiếu Xuất kho

• Bật/ tắt email thông báo duyệt tới người tham gia

1.5 Cài đặt phê duyệt

Cài đặt người phê duyệt cho các hoạt động Nhập, Xuất, Điều chỉnh và Chuyển kho nội bộ. Riêng với hoạt động Nhập và Xuất, có thêm tùy chỉnh "Tên kho hàng" để tạo quy trình duyệt riêng cho từng chi nhánh.

Sau khi cài đặt, mỗi khi thêm các hoạt động trên, người duyệt sẽ nhận thông báo qua phần mềm.

2. Phân quyền cho nhân viên

Click vào tài khoản nhân viên trong module Nhân sự > Danh sách nhân viên

Mỗi nhân viên có 4 quyền cơ bản: Xem, Thêm, Sửa, Xóa.

Để thấy module Kho, nhân viên cần quyền Xem.

3. Thao tác chính

3.1 Nhập danh sách sản phẩm

Trên menu chính click vào [ Danh mục hàng hóa > Nhập hàng hóa ]

Tải file mẫu để sử dụng, file mẫu có định dạng “.xlsx” tương tự các file excel tạo mới.

Nhập liệu các sản phẩm theo file mẫu, lưu ý các thông tin bắt buộc: Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Nhóm hàng hóa, Giá bán.

3.2 Nhập tồn kho đầu kỳ

Trên menu chính click vào [ Danh mục hàng hóa > Nhập tồn kho đầu kỳ ]

Sử dụng file mẫu để import theo bảng mẫu.

3.3 Nhập kho

Mỗi phiếu nhập kho sẽ update số lượng hàng tồn tại 1 kho hàng.

Nếu cài đặt quy trình duyệt các hoạt động nhập kho, xuất kho, chuyển kho nội bộ, mất và điều chỉnh, số lượng sẽ chỉ update khi người duyệt xác nhận thông qua thao tác ký hoặc phê duyệt.

Danh sách phiếu nhập, xuất kho có thêm bộ lọc theo thời gian tạo, nhân viên bán hàng, kho hàng và trạng thái duyệt

3.4 Xuất kho

Phiếu xuất kho cũng xuất từ 1 kho cụ thể, không lấy cùng lúc nhiều kho. Nếu không có hàng tồn, phiếu xuất sẽ cảnh báo cho người tạo và không cho phép lưu.

Lưu ý:

• Hãy kiểm tra số lượng tồn trước khi tạo phiếu xuất. Nếu số lượng xuất nhiều hơn số lượng tồn tại từng kho, hãy làm phiếu chuyển kho nội bộ để dồn về 1 kho

• Cơ chế tạo phiếu xuất tự động từ hóa đơn sẽ tự động thông qua khâu phê duyệt

• Có thể tạo quy trình phê duyệt cho hoạt động nhập, xuất kho theo từng kho

Số tồn kho thực tế sẽ hiện khi chọn 1 sản phẩm từ kho

3.5 Chuyển kho nội bộ

Phiếu chuyển kho nội bộ thể hiện việc nhập, xuất hàng trong nội bộ giữa các kho hàng. Vì vậy cần nhập đủ kho nhập và kho xuất trên phiếu.

3.6 Mất & Điều chỉnh

Sau khi kiểm kho, nếu số liệu tồn thực tế có thay đổi, hãy tạo phiếu mất & điều chỉnh để cập nhật số lượng hàng tồn.

3.7 Thêm kho hàng

Tạo thêm các kho hàng linh hoạt, phục vụ theo dõi số lượng hàng tồn tại các kho hàng, thực hiện chuyển kho nội bộ, hoặc áp dụng cho các hoạt động riêng cần theo dõi như đặt hàng, bảo hành bằng cách tạo kho hàng theo tên hoạt động.

Thêm kho hàng theo dõi các sản phẩm cần bảo hành

4. Báo cáo

4.1 Lịch sử kho

Thể hiện lịch sử thay đổi số lượng của hàng hóa theo thời gian tại từng kho hàng

Đối chiếu số liệu thực tế của một sản phẩm

4.2 Báo cáo nhập xuất tồn

Truy cập tại [ Báo cáo > Báo cáo nhập xuất tồn kho ]

Báo cáo phục vụ tra cứu số lượng hàng tồn để kiểm kho, đặt hàng. Báo cáo có thể xuất dưới dạng file PDF.

4.2 Báo cáo phân tích tồn kho

Báo cáo thể hiện tỷ suất lợi nhuận của từng mặt hàng căn cứ trên giá mua và giá bán đã cài đặt khi nhập sản phẩm lên phần mềm. Người xem sẽ nắm được hiệu quả quản lý và sử dụng tồn kho, đánh giá hiệu quả kinh doanh, ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.

4.3 Báo cáo định giá hàng tồn kho

Báo cáo cung cấp thông tin giá trị hàng tồn kho tại một thời điểm cụ thể. Người xem có thể ra quyết định nhanh chóng dựa trên số liệu từ báo cáo để làm báo cáo tài chính, lên chính sách thanh lý hàng tồn hay đánh giá hiệu quả kinh doanh.