Phân quyền

1. Giới thiệu

SlimCRM áp dụng cả 2 mô hình phân quyền dựa trên vai trò (Role-Based Access Control) - cách khuyên dùng - hoặc gán quyền trực tiếp cho từng nhân viên (User-Based Access Control). Điều này cho phép tùy chỉnh chi tiết quyền hạn cho từng vai trò và người dùng để phù hợp với cấu trúc doanh nghiệp

Một số khái niệm cần biết:

• Vai trò (Role): Là một tập hợp các quyền nhất định được gán cho người dùng. Ví dụ: Quản lý, Nhân viên bán hàng.

• Quyền (Permission): Là các quyền hạn cụ thể mà người dùng có thể hoặc không thể thực hiện, như xem, chỉnh sửa, thêm, hoặc xóa dữ liệu.

• Nhân viên (User): Là những người dùng trong hệ thống, mỗi người dùng có thể được gán một hoặc nhiều vai trò.

Ví dụ:

(1) Phân quyền nhân viên theo vai trò có sẵn

(2) Phân quyền theo 3 nhóm mô đun: tính năng tiêu chuẩn, tính năng mở rộng và quyền hệ thống.

2. Các bước thực hiện phân quyền

Để thiết kế phân quyền cho doanh nghiệp trong SlimCRM, bạn có thể làm theo các bước sau (lưu ý bạn cần được gán vai trò Quản trị (xem hướng dẫn gán vai trò quản trị):

• Bước 1: Truy cập vào mục [ Hệ thống > Vai trò người dùng ]

• Bước 2 - Tạo mới hoặc chỉnh sửa vai trò: Bạn có thể tạo một vai trò mới hoặc chỉnh sửa vai trò có sẵn (ví dụ: Nhân viên).

• Bước 3 - Thiết lập quyền hạn: Chọn các quyền hạn phù hợp với từng vai trò. Quyền hạn có thể bao gồm truy cập vào các tính năng, xem hoặc chỉnh sửa thông tin, v.v.

• Bước 4 - Gán vai trò cho nhân viên: Gán quyền cho từng nhân viên dựa trên vai trò (xem hướng dẫn chi tiết tại đây)

• Bước 5 - Cập nhật vai trò khi cần: Thay đổi quyền hạn của vai trò sẽ không ảnh hưởng đến nhân viên hiện tại trừ khi bạn chọn cập nhật cho tất cả. Lưu ý cần bấm chọn mục “Cập nhật tất cả quyền hạn của nhân viên đang có vai trò này” để cập nhật quyền của tất cả các nhân viên được gán vai trò

3. Các loại quyền trong SlimCRM

3.1 Quyền mặc định cho tất cả người dùng (không cần được gán quyền)

• Quyền được thêm cơ hội

• Quyền được xem khách hàng tự thêm

• Quyền được xem công việc tự thêm

• Quyền được xem dự án là thành viên

• Quyền được xem thanh toán từ hóa đơn được tạo

• Quyền được xem chủ đề và bài viết tự thêm (tính năng Wiki)

3.2 Quyền đặc biệt của Quản trị hệ thống:

Đây là quyền cao nhất nên cần cân nhắc khi gán quyền này cho người dùng. Thông thường là giám đốc hoặc trưởng bộ phận IT

Tài khoản “Quản trị hệ thống” được cài đặt toàn bộ cấu hình trên phần mềm.

3.3 Phân Quyền Theo Chức Năng (Function-Based Access Control)

Quyền truy cập được xác định dựa trên các chức năng cụ thể của hệ thống. Người dùng có thể được phép hoặc bị cấm thực hiện một số hành động nhất định, như tạo, xem, chỉnh sửa hoặc xóa. Giúp kiểm soát chi tiết hơn về những gì người dùng có thể làm trong hệ thống.

Mỗi tính năng (module) thường có các quyền như sau

• Xem tất cả: xem được tất cả các bản ghi trong mô-đun, bao gồm cả bản ghi của người khác.

• Xem (dữ liệu tự thêm): xem bản ghi do chính nhân viên đó tạo ra.

• Thêm mới: tạo bản ghi mới trong mô-đun.

• Sửa: chỉnh sửa thông tin bản ghi tự thêm hoặc tất cả

• Xóa: quyền xóa bản ghi tự thêm hoặc tất cả.

3.4 Phân Quyền Theo Dữ Liệu (Data-Based Access Control)

Quyền truy cập được xác định dựa trên phòng ban, chi nhánh làm việc. Người dùng chỉ có thể truy cập vào dữ liệu của phòng ban, chi nhánh họ đang làm việc. Điều này giúp hạn chế truy cập trái phép vào dữ liệu nhạy cảm.

Tài khoản được phân quyền “Phân cấp dữ liệu” sẽ được xem, sửa và thay đổi người phụ trách với tất cả cơ hội của các user trong cùng phòng ban với tài khoản này.

Các tính năng phân cấp xem dữ liệu với các mô đun khác sẽ được phát triển dần.

4. Bảng chi tiết các quyền

Dưới đây là giải thích cho các tính năng có thể phân quyền ở “Vai trò người dùng” và “Nhân viên”, một số tính năng mở rộng có menu phân quyền riêng như: Mua hàng, Chấm công, Bảng lương không nằm trong này.

5. Ví dụ Minh họa

Ví dụ cụ thể về cách phân quyền cho các vai trò phổ biến

5.1 Nhân viên kinh doanh:

• Được xem, thêm, sửa cơ hội do mình tạo ra

• Được xem, thêm, sửa khách hàng mình tự thêm

• Được xem đề xuất, báo giá, hóa đơn tự thêm

• Được xem công việc tự thêm và tham gia

• Được xem đơn xin nghỉ phép tự thêm.

5.2 Trưởng phòng kinh doanh:

• Được xem tất cả cơ hội của phòng ban, thêm mới cơ hội, phân công cơ hội cho nhân viên thuộc phòng ban phụ trách

• Được xem, thêm, sửa công việc tự tạo và được tham gia

• Được xem, thêm mới, sửa chỉ số KPI

• Được xem báo cáo doanh thu và doanh thu nhân viên

• Được xem đội ngũ bán hàng, khách hàng, số liệu marketing trên bảng thông tin nhanh

5.3 Giám đốc điều hành:

Được xem, thêm, sửa, xóa tất cả dữ liệu trên phần mềm

5.4 IT hệ thống hoặc phụ trách triển khai:

Có quyền quản trị hệ thống, cấu hình tất cả phân quyền và cài đặt trên phần mềm

6. Quyền bổ sung trong cấu hình Cài đặt

• Nhân viên có thể import cơ hội nếu cấu hình [ Hệ thống > Cài đặt > Cơ hội > Cho phép người dùng không phải là "Quản trị hệ thống" "Nhập danh sách cơ hội từ file" ] được bật

• Nhân viên có thể export các dữ liệu trên danh sách cơ hội, khách hàng, công việc, báo cáo và các danh sách khác nếu được cấp quyền tại mục [ Hệ thống > Cài đặt > Khác > Hiển thị bảng dữ liệu > Hiện nút “Xuất ra” với tất cả nhân viên ]

• Nhân viên có thể sử dụng nút “Thêm nhanh” với tình trạng cơ hội, nguồn cơ hội, nhóm khách hàng, dịch vụ trên Yêu cầu hỗ trợ, loại hợp đồng, loại chi phí tại mục [ Hệ thống > Cài đặt > Khác > Mục thêm nhanh ]

• Với tính năng “Hỗ trợ khách hàng”: mặc định, nhân viên của phòng ban nào sẽ nhận được thông báo khi có phiếu hỗ trợ gửi tới phòng ban đó nếu cấu hình [ Hệ thống > Cài đặt > Hỗ trợ khách hàng > Chỉ cho phép nhân viên xem những yêu cầu thuộc phòng ban của họ ] được bật, ngược lại thì nhân viên sẽ xem được toàn bộ yêu cầu.